מרכזיה וירטואלית הפכה בשנים האחרונות לפתרון הכרחי לחברות ועסקים, בהם תקשורת רציפה ודינמית מהווה חלק בלתי נפרד מהצלחת העסק. המרכזיה ממוקמת בחוות שרתים וכוללת עדכונים וגיבויים, חיבור לספקי תקשורת שונים, מביאה לחיסכון בהוצאות העסק ומספקת כלי תקשורת נוח יותר הן לבעלי החברה והן לעובדים. בעלי העסק חוסכים בעלויות השכרת קו, עלויות דקות שיחה ובמערכות טלפוניה.
מרכזיה וירטואלית נותנת לעסקים מגע מקצועי, ללא סיבוכים של מערכות טלפון רגילות. הצורך במערכות טלפון יקרים ומסובכות מתבטלת ומוחלפת במערכת טלפון וירטואלית בעלת כלים מתקדמים הדרושים להפעלת משרד וכלים לפעולה מחוצה לו. שתמיד ניתן לשדרג ולהוסיף קווים, מספרים, משתמשים ותכונות.
מרכזיה וירטואלית מושתתת לרוב על שירותי ענן. כל נתוני העסק וכל מערכת המחשוב והטלפוניה נמצאים בשרתים ובמרכזי מחשבים, הניתנים לשירות המשתמש בכל אזור בארץ או בעולם. בעלי העסקים חוסכים בכך רכישה וניהול של מערכות המחשוב והטלפוניה ויכולים לתקשר עם העובדים מכל מקום באמצעות שימוש באינטרנט אלחוטי ובטלפון הנייד. בכך המרכזיה הופכת בעצם לניידת ומאפשרת גמישות וניידות לכל עובד, מה שלא היה ניתן להשיג במערכת תקשורת קווית.
באמצעות מערכות ניתוב שיחות מענה קולי מתקדם ((IVR המדריך את הפונה ומפנה אותו לשלוחה הרצויה,מאפשרת המרכזיה הוירטואלית לכל חברה לקבל את השירותים המתקדמים ביותר הדומים לאלה של קונצרן גדול בלי להוציא כסף רב. כך כל עסק יכול לדמות את התחושה לפונים אליו שמדובר בחברה גדולה בעלת עובדים רבים ומגוון סניפים, מבלי לוותר על מתן מענה מקצועי ומיידי לכל פונה. כך הפונים לחברה ירגישו שיש להם כתובת לפנייתם מבלי לחכות זמן ממושך או להיות מטורטרים ממחלקה אחת לאחרת.
מרכזיה וירטואלית מתעדת הכל. כל הפניות מתועדות במערכת. ניתן לראות בממשק האינטרנטי מי התקשר בכל שעה, כמה דקות השיחה התארכה, מי ענה לשיחה וכן את הקלטת השיחה. גם אם פונים לא נענו באותו הרגע, הן לא "נעלמו מן הרדאר" וניתן להשיב להם שיחה, לקוח לא יוכל לטעון שלא נאמרו לו דברים מסוימים או שלא החזירו לו שיחה. הכל מתועד, מוקלט ומאוכסן על הענן.
מרכזיה וירטואלית נותנת חופש לעובדים לעבוד מחוץ למשרד אך להיות מקושרים לכל דבר ועניין עם המשרד ועם לקוחות החברה. היא יכולה לנתב את הפעילות לפי צרכי החברה. באמצעות ניתוב השיחות המתקדם, ניתן לנתב שיחות אל הטלפונים הסלולאריים של העובדים הנמצאים מחוץ למשרד או בבית, ולפרוס את המרכזיה על פני קווים שונים בארץ ובעולם.